Die einfachste Automatisierung in DATEV Rechnungswesen, ist die über DATEV Schnittstellen.
Die inopla GmbH in Düsseldorf hat in der Vergangenheit für Ihr eigenes Abrechnungssystem schon eine ganz normale DATEV Schnittstelle genutzt. Nach dem Monatsabschluss wurden letztendlich hunderte von Buchungssätze im DATEV-Format aus der Rechnungsschreibung exportiert und in DATEV Rechnungswesen manuell eingelesen. Der Import hat von Buchungssätze im DATEV Format hat bereits gut funktioniert. Mit der Verbreitung der digitalen Buchhaltung und damit Einführung von DATEV Unternehmen online kam der Wunsch auf, auch den Beleg mit der Buchung an DATEV zu übertragen.
Dankenswerterweise kamen wir über eine Empfehlung eines Geschäftspartners bei dem wir gerade eine DATEV XML Schnittstelle online umgesetzt haben mit der inopla in Kontakt.
Die inopla hatte den Wunsch, möglichst reibungslos Ihre Buchungssätze und Belege in DATEV Unternehmen online und DATEV Rechnungswesen zu importieren. Am Ende des Prozesses sollten alle Umsätze vollständig in DATEV Rechnungswesen importiert und der jeweilige Buchungsbeleg mit der zugehörigen Buchung verknüpft sein.
1. Schritte - Die Schnittstellendefinition.
Damit die inopla eine Schnittstelle nach Maß erhält, die auch genauso funktioniert wie es gewünscht wird, müssen die Anforderung von Beginn an klar definiert sein. Die Anforderungen richten sich dabei ganz primär nach dem Output, also dem Ergebnis mit dem ich nach dem Import in DATEV Rechnungswesen nachher arbeiten möchte. Das kann die reibungslose Erzeugung der Lastschriften über den DATEV Zahlungsverkehr, die Erstellung von Mahnungen über das DATEV Mahnwesen sein oder wie im Fall der inopla ein Prozess der möglichst reibungslos und mit wenig Zeitaufwand Belege und Buchungssätze in die Buchhaltung überträgt.
Das Mahnwesen sowie der Zahlungsverkehr liefen hier größtenteils direkt über die Abrechnungssoftware. Daher lag der Fokus bei der Umsetzung ganz allein auf einem reibungslosen Import aller Daten, die zuvor über die Buchungsstapel importiert wurden. Für die Weiterentwicklung der DATEV Schnittstelle bedeutete dies, vollständige Buchungssätze, die Verknüpfung zur Ausgangsrechnung mit jedem Buchungssatz, sowie die grundlegenden Debitorenstammdaten wie Bezeichnung und Debitorennummer mussten an DATEV Unternehmen online übermittelt werden.
Einige Besonderheiten enthielten aber die Ausgangsrechnungen der inopla. Diese mussten nicht nur bei der Buchung aufgeteilt werden, sondern über die Ausgangsrechnung wurden direkt Leistungen des Kunden an die inopla mit dem Umsatz verrechnet. Dies führte in vielen Fällen mitunter dazu, dass der Betrag der Ausgangsrechnung negativ ist und der Kunde statt einer Zahlung zu leisten, eine Erstattung auf sein Konto erhält. Das heißt für die Schnittstelle, eine Rechnung hat zwangsweise mehrere Buchungssätze mit denen exakt die gleiche Ausgangsrechnung verknüpft werden muss. Zusätzlich muss bei höherem verrechneten Aufwand als Umsatz der Rechnungsbetrag negativ werden und damit effektiv eine Rechnungskorrektur oder Eingangsrechnung in DATEV Unternehmen online vorliegen.
Die Lösung, die DATEV XML Schnittstelle online.
Einen Geschäftspartner der inopla hatten wir bereits unterstützt eine DATEV XML Schnittstelle online mit Buchungsstapel und einer Zip-Datei mit den Belegen für DATEV Unternehmen online umzusetzen. Zusammen mit der inopla wollten wir diesen Prozess noch reibungsloser gestalten, sodass lediglich eine Datei für den Import erforderlich ist. Daher entschieden wir uns für die Variante der DATEV XML Schnittstelle online, die es uns erlaubt die Buchungsinformationen direkt mit den Belegen in DATEV Unternehmen online einzulesen.
Dieser Weg erlaubt uns über die Bearbeitungsform Erweitert in DATEV Unternehmen online alle Buchungssätze und Belege als Buchungsvorschläge in DATEV Rechnungswesen zu verarbeiten. Kein Stapelimport oder Import über die ASCII-Schnittstelle wäre damit mehr erforderlich. Auch neue Kunden, deren Geschäftspartnernummer beziehungsweise Debitorennummer und Name über die Buchungsvorschläge übergeben werden, würden so direkt neu angelegt werden. Dadurch entfällt der separate Import des Debitorenstamms.
Die besondere Herausforderung durch die Aufteilungsbuchung und die Kostenverrechnung bedeutet für uns, dass wir uns überlegen mussten, welche Variante der DATEV XML Schnittstelle online wir zur Umsetzung nutzen möchten, die geordnete Belegsatzdatei oder der chaotischere Rechnungsdatensatz. Darüberhinaus musste eine Lösung gefunden werden, wie Aufwandsbuchungen als Splittbuchung einer Ausgangsrechnung in DATEV Unternehmen online importiert werden können.
Der Trick war es hier, den Import in DATEV Unternehmen online über negative Beträge vorzunehmen, sodass DATEV Unternehmen online diese als Rechnungskorrektur auffasst und somit auch Aufwendungen, die nachher in DATEV Rechnungswesen auf der Soll-Seite verbucht werden, in Verbindung mit Ausgangsrechnungen erlaubt.
Damit die inopla zeitnah mit der Umsetzung starten konnte, haben wir eine Schnittstellendefinition inklusive individuell erstellte Musterdaten im XML-Format für die inopla bereitgestellt. Anhand dieser wurde ein passender Export-Dialog erstellt, der für jede Ausgangsrechnung eine übereinstimmende XML-Datei erstellt und zusätzlich den Beleg mit passendem Dateinahmen exportiert.
2. Schritt - Umsetzung & Implementation.
Nach wenigen Tagen wurde bereits der erste Testdatensatz aus dem Abrechnungssystem exportiert. Damit die Fehler den Ablauf in der Buchhaltung durch unnötige und lästige Korrekturen nicht stören, wurde dieser von uns in einem Testsystem importiert. Auf Basis der Protokolle in DATEV Unternehmen online erhielt die inopla im Verlauf der Implementierung zu jedem Import einen ausführlichen Fehlerbericht und zusätzlich einen neuen XML-Datensatz als Vorlage, um die noch vorhandenen Fehler zu korrigieren.
Sobald DATEV Unternehmen online in seinen Protokollen keine Fehler mehr zurückmeldet, ist der Tag gekommen, an dem der Import im Live-System, also der Buchhaltung der inopla stattfindet.
3. Schritt - Nachhaltige Lösungen.
Früher oder später im laufenden Arbeitsprozess kommt immer wieder eine Ausnahme, die bei der ursprünglichen Implementierung nicht bedacht wurde. Daher kommt keine nachhaltige umsetzungsorientierte Beratung ohne Support nach der Umsetzung aus.
Auch bei der inopla kam nach den ersten Importen noch ein Thema auf, dass niemand auf dem Radar hatte. Bei der Übergabe von Ausgangsrechnungen, die Buchungsinformationen mit Aufwandskonten und Vorsteuer-Schlüsseln enthalten sind für DATEV Unternehmen online die Vorsteuerschlüssel nicht plausibel. Und das eigentlich zurecht, warum sollte jemand bei einer Ausgangsrechnung auch einen Vorsteuer-Schlüssel verwenden wollen?
Wir und die inopla wollten das, also musste eine Lösung her. Eine Möglichkeit wäre die Verwendung von Automatikkonten als Aufwandskonto, da DATEV Unternehmen online nicht zwangsweise prüft, ob das übergebene Konto überhaupt passt, hätte das geklappt. Dies hätte für die inopla jedoch bedeutet eine Logik zu hinterlegen, wann und wie welches Automatikkonto verwendet werden sollte, was letztendlich viel aufwendiger gewesen wäre als einfach anhand des Steuersatzes in den Rechnungsdaten eine vordefinierte Zahl in ein Feld eines Datensatzes einzutragen.
Manchmal muss man, um an das Ziel zu kommen und die perfekte Lösung für einen Kunden umzusetzen, die Grenzen eines Programms ausloten. Ein individueller Steuerschlüssel, der nichts anderes macht als 19% Vorsteuer umzubuchen hat das Problem schon gelöst. Für die Plausibilitätsprüfung beim Import in DATEV Unternehmen online war dessen Verwendung absolut kein Thema, da individuelle Steuerschlüssel sowohl Umsatz- als auch Vorsteuerschlüssel sein können.
