Spätestens wenn du mal einen Mandanten in der Baubranche buchst oder einen der typischen Handwerker, die Leistungen am Bau erbringen, wirst du früher oder später auch deine erste Anzahlungsrechnung buchen müssen.Oder auch nicht, manche Firmen zahlen auch ohne die so genannte Abschlagsrechnung eine Anzahlung, bevor der Mandant dann mit den Leistungen beginnt.
Du buchst dann die Anzahlung ganz klassisch auf erhaltene Anzahlungen, weißt ggf. je nach Sachverhalt 19% Umsatzsteuer für die Umsatzsteuervoranmeldung aus und buchst die Anzahlung aus, sobald die Schlussrechnung in der Buchhaltung eingeht.Alles halb so wild, oder?
Wenn es bei einer Handvoll Buchungen pro Jahr bleibt, lassen sich die Anzahlungen noch ohne Hilfen verwalten. Bei einer Vielzahl an Anzahlungen für Aufträge ist die sich teils über Monate und Jahre hinziehen oder bei größeren Projekten bei denen immer wieder Anzahlungen geleistet werden, kannst auch du als sonst so ordentlich arbeitender Buchhalterin oder Buchhalter schnell mal den Überblick verlieren.
Zum Glück verfügt DATEV Rechnungswesen über eine Funktion zur Verwaltung der Anzahlungen. Dabei kannst du bei der Einrichtung selbst entscheiden, ob du Abschlagsrechnungen buchen musst oder direkt die erhaltenen Anzahlungen buchst.
Anzahlungen buchen über erhaltene Anzahlungen
Buchst du die Anzahlung direkt über das Geldkonto, benötigst du insgesamt 3 Buchungen:
- Geldeingang – Bank an erhaltene Anzahlung
- Schlussrechnung – Forderung an Erlöse
- Auflösung Anzahlung – erhaltene Anzahlung an Forderungen
Die letzte Buchung erledigt dabei das Programm für dich.
Anzahlungen buchen über die Abschlagsrechnung
Stellt sein Mandant Abschlagsrechnungen, dann benötigst du ein paar Buchungen mehr.
- Abschlagsrechnung – Forderung an Verr. erh. Anzahlungen (die Anzahlung wurde noch nicht geleistet
- Geldeingang – Bank an Forderung
- Umbuchung – verr. erh. Anzahlung an erhaltene Anzahlungen
- Schlussrechnung – Forderung an Erlöse
- Ausflösung Anzahlung – erhaltene Anzahlung an verr. erh. Anzahlung
- Stornierung der Abschlagsrechnung
Klingt ganz schön kompliziert und umständlich. Kompliziert ist es aber nur auf den ersten Blick. Die Buchungen 3, 5 und 6 erzeugt das Programm für dich teilweise sogar automatisch.Auch bei dieser Variante ist die Umsatzsteuer immer im korrekten Monat in der Umsatzsteuervoranmeldung erfasst, da im Monat der Schlussrechnung eine Korrektur in Höhe der erhaltenen Anzahlungen vorgenommen wird.Zusätzlich ist durch diese Korrektur nur eine Forderung in Höhe der Schlussrechnung abzüglich der Abschlagsrechnung offen.
Wir haben also genau das Ergebnis, dass wir haben wollen.
Wie richte ich Anzahlungen buchen in DATEV Rechnungswesen ein?
Die Einrichtung der Funktion Anzahlungen buchen rufst du direkt im Buchungsstapel in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen auf. Diese findest du unter den Eigenschaften, dem Punkt Anzahlungen.Dort vergibst du einmalig die Anzahlungskonten auf die umgebucht werden soll, stellst deinen persönlichen Buchungsfall ein und gibst an, welcher Buchungstext in den Abschlussbuchungen stehen soll.
Sobald die Funktion eingerichtet, geht es los mit der Zuordnung. Du kannst bei jeder Anzahlungsbuchung über die Tastenkombination Strg, Shift und B den Anzahlungssachverhalt zuordnen.Dort werden dir Sachverhalte wie, angeforderte Anzahlung, Abschlagsrechnung, Geldeingang (Anzahlung) oder Schlussrechnung vorgeschlagen.
Die Umbuchung auf erhaltene Anzahlungen bei der Erfassung des Geldeingangs nimmt DATEV Rechnungswesen sogar automatisch für dich vor.
Ist abschließend einmal die Schlussrechnung gebucht, kannst du ganz entspannt die Umbuchung der erhaltenen Anzahlungen auslösen und das Projekt abschließen.
Genial nicht?
Die ausführliche Anleitung findest du auf Youtube.
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