Kreditkarten ein Graus in DATEV Rechnungswesen

Kreditkarten in der DATEV Buchhaltung.

Kreditkarten sind ein Graus in  jeder Buchhaltung, nicht nur in DATEV Rechnungswesen. Entweder fehlt die Abrechnung oder es fehlen die Belege.

Am liebsten würden wir die Kreditkarten genauso wie die Bankkonten direkt über das DATEV Rechenzentrum in die Buchhaltung einspielen. Damit wir anschließend die Kreditkartenabrechnung genauso über den bekannten DATEV Kontoauszugsmanager verbuchen können wie die Kontoumsätze der gängigen Geschäftsbanken.

Leider funktioniert dieses Verfahren nur bei Banken, die Ihre Kreditkarten unter einen eigenen IBAN und damit effektiv wie ein Bankkonto verwalten.

Hier sind mir nur die genossenschaftlichen Banken bekannt, die das Rechenzentrum der Fiducia für die Verwaltung der Kontoumsätze und die Verarbeitung der Überweisungen nutzen. Zu diesen Banken gehören übrigens auch die VR Bank und die Grenke Bank. Letztere ist auf jeden Fall einen Blick wert, aber darum soll es in diesem Beitrag nicht gehen.

Damit bleiben letztendlich aus meiner Sicht nur drei Möglichkeiten um Kreditkarten in der Buchhaltung sinnvoll erfassen zu können.

3 Lösungen für die Verarbeitung von Kreditkarten in DATEV Rechnungswesen.

Erstens wir nutzen eine Lösung, die uns die Kreditkartenabrechnung über eine Drittanbieter-Schnittstelle beim jeweiligen Anbieter ausliest und für den Import in DATEV Rechnungswesen als CSV- oder mt940-Datei aufbereitet.

Diese Daten können wir anschließend über den Kontoauszugsmanager unter Stammdaten, Banken und Einstellungen Rechnungswesen importieren.

Zweitens wir nutzen einen Kreditkartenanbieter, der über eine DATEV Schnittstelle verfügt und uns die Abrechnungsdaten direkt in DATEV importieren kann. Hier wäre von meiner Seite Pleo als ein guter Anbieter zu nennen, der mir meine eigene Buchhaltung sehr erleichtert hat.

Drittens wir finden eine rein organisatorische Lösung in DATEV Unternehmen online.

Nun erscheint erstmal genau die erste Lösung als die wünschenswerteste Variante. Diese verspricht uns erstmal die Kreditkartenabrechnung genauso in DATEV Kanzlei Rechnungswesen zu verbuchen wie wir es vom Kontoauszugsmanager kennen.

Die Sache hat aber einen entscheiden Haken.

Die Informationen des Kreditkartenumsatzes sind deutlich dürftiger als eines normalen Kontoumsatzes. Wo wir beim Kontoumsatz Angaben zum Auftraggeber dessen Verwendungszweck und Bankverbindung haben, haben wir bei der Kreditkartenrechnung genau eine Angabe neben dem Zahlbetrag, den verarbeitenden Zahlungsdienstleister mit einem ganz kurzen Verwendungszweck.

Alle Automatisierungsmöglichkeiten, die wir vom elektronischen Kontoauszugsmanager kennen, greifen hier einfach nicht.

Erschwerend kommt hinzu, dass in vielen Fällen gar nicht der Händler oder Online-Shop bei dem wir die Leistung beziehungsweise Ware gekauft haben abbucht, sondern eine zwischengeschaltete Abwicklungsfirma namens Paddle oder Digital River Ireland. Das macht die nachträglich Zuordnung zur Rechnung in der Buchhaltung nicht gerade leichter.

Wie lösen wir also nun dieses Problem?

Einfach gesagt wir nutzen einen Anbieter mit einer guten Schnittstelle wie Pleo.

Die dänsiche Firma Pleo gibt Geschäftskreditkarten aus, die über eine App verwaltet werden. Sobald du also eine Ausgabe mit der Kreditkarte tätigst, bekommst du eine Push-Nachricht auf dein Smartphone gesendet mit der Aufforderung den Beleg direkt abzufotografieren.

Dieses Spiel treibt Pleo sogar so weit, dass du wöchentlich per Push-Nachricht auf Smartphone, Smartwatch und per E-Mail daran erinnert wirst, wenn noch Belege zu Kreditkartentransaktionen fehlen.

Hast du für den Monat alle Belege zusammen, können diese anschließend kinderleicht, ja wirklich kinderleicht über DATEV connect online in ein Kassenbuch in DATEV Unternehmen online übergeben werden.

Deine Buchhalterin in der Steuerkanzlei oder du selbst, falls du selbst die Buchhaltung erstellst, kann anschließend einfach das Kassenkonto beziehungsweise die Kreditkartenabrechnung inklusive verknüpfter Belege in DATEV Rechnungswesen importieren und die Sache ist erledigt.

Einziger Nachteil an Pleo, es handelt sich um eine Prepaid-Kreditkarten, also keine klassischen vorfinanzierten Kreditkarten.

Ansonsten ist Pleo wirklich eine Rund-um-sorglos-Lösung, die sogar eine Vorkontierung und eine Budget-Verwaltung erlauben würde.

Kreditkartenabrechnung buchen mit DATEV Unternehmen online.

Da aber Pleo nicht für jeden was ist und derzeit Selbstständige und Freiberufler keine Kunden werden können, sollten wir noch über Varianten Nummer drei sprechen.

Es ist auch nur mit DATEV Unternehmen online möglich eine gescheite Lösung für die Erfassung der Kreditkarten in DATEV Rechnungswesen umzusetzen.

Dazu legen wir einfach für jede Kreditkarte einen eigenen Belegtyp in DATEV Unternehmen online an. Den neuen Belegtyp kannst du Kreditkartenrechnungen oder wenn du mehrere Kreditkarten hast auch Mastercard Andreas nennen.

Sobald du den Belegtyp angelegt hast, findest du diesen in Upload von DATEV Unternehmen online. Gegebenenfalls musst du ganz rechts auf den Pfeil klicken, um das Drop-Down-Menü zu öffnen und diesen auszuwählen.

Zusätzlich kannst du den neuen Belegtyp natürlich auch in der DATEV Upload mobil App und in DATEV Upload Mail nutzen. Dadurch hast du noch mehr Möglichkeiten den für dich optimalen Workflow zu finden. Die DATEV Upload mobil App erlaubt es dir zum Beispiel direkt nach dem Tanken die Tankquittung mit deinem Smartphone zu digitalisieren und in der Buchhaltung hochzuladen. Dadurch geht der Beleg, den du an der Kasse in der Tankstelle erhältst, nicht verloren, indem er zum Beispiel in der Windschutzscheibe deines Autos bleicht.

Das Großartige an individuellen Belegtypen ist, dass deine Buchhalterin diese gezielt beim Buchen deiner Belege herausfiltern kann. Dadurch weiß Sie, dass du den eben hochgeladenen Tankbeleg mit deiner Kreditkarte bezahlt hast.

Damit Sie nun perfekt nachhalten kann, welche Belege mit der Kreditkarte bezahlt wurden, bucht Sie diese idealerweise auf ein eigenes Kreditkartenkonto. Dafür kann zum Beispiel ein eigenes Kreditorkonto angelegt oder ein Verrechnungskonto genutzt werden.

Hast du ordentlich alle Belege, die du mit der Kreditkarte bezahlt hast hochgeladen, sollte die Summe der Rechnungen eins zu eins mit der Abbuchung der Kreditkarte auf deinem Geschäftskonto übereinstimmen.

Sollte dennoch mal der ein oder andere Beleg fehlen, ist das kein Beinbruch. In der Buchhaltung wird es direkt auffallen und deine Buchhalterin wird dich dann aktiv darauf hinweisen, dass noch Belege im aktuellen Monat fehlen.

In DATEV Unternehmen online hast du sogar Zugriff auf das Kreditkartenkonto über die Auswertungen Rechnungswesen und kannst selbst in Abstimmung mit der Kreditkartenabrechnung noch nachvollziehen welche Belege du noch hochladen musst und welche schon verbucht wurde.

Wenn du wissen möchtest, wie genau der Buchungsprozess für die Kreditkartenabrechnung in DATEV Rechnungswesen funktioniert, dann kann ich dir mein YouTube-Video empfehlen.