Wie kann die Zusammenarbeit von DATEV Unternehmen online und LEXoffice organisiert werden?

Der Leitfaden für die Zusammenarbeit zwischen LEXoffice und DATEV Unternehmen online. LEXoffice ist die perfekte Ergänzung als Rechnungsschreibung.

Bei diesem Blog-Artikel handelt es sich um meinem Blog-Artikel auf der Plattform Medium, den ich am 22.04.2019 veröffentlicht habe. Da eine optimale Zusammenarbeit über LEXoffice heute noch relevanter ist als vor zwei Jahren, habe ich diese nochmals aktualisiert.

Variante 1: Rechnungsschreibung & Vorerfassung

Mandant

Der Mandant nutzt LEXoffice und schreibt seine Ausgangsrechnungen über das System. Durch die Bankanbindung kann der Mandant komfortabel seine offene Posten verwalten und Zahlungen zuordnen.

Großer Vorteil für den Mandanten, es können die hochperformanten Schnittstelle zu Zeiterfassungslösungen wie clockodo oder die German Market Schnittstelle zu Woocommerce genutzt werden.

LEXoffice Schnittstellen DATEV
Übersicht über die LEXoffice Schnittstellen.

Seine Ausgabenbelege scannt er komfortabel über die LEXoffice Scan App ein und lädt diese hoch. Unterwegs oder vor dem PC erfasst er seine Ausgaben und hat so immer eine Übersicht über die Aus- Einnahmen seines Unternehmens.

LEXoffice Scan App
LEXoffice Scan-App.

Nach dem Monatsende werden die Ausgangs- und Eingangsrechnungen über die DATEV connect online Schnittstelle übermittelt. Die Belege gehen mit den Buchungsinformationen in DATEV Unternehmen online ein und werden anschließend von der Kanzlei zur Buchhaltung bereitgestellt.

LEXoffice DATEV connect online
LEXoffice Übertragung über DATEV Connect online.

Kanzlei

Die Kontoumsätze der Bankkonten sowie Paypal werden automatisch an das DATEV Rechenzentrum übermittelt.

In der Kanzlei werden die Daten aus LEXoffice kontrolliert und korrigiert. Da diese als Buchungsvorschläge übergeben werden, kann die Kanzlei hier sogar gewisste Dinge über Lerndateien automatisieren. Oft sind Belege aber schon vom Mandanten grob vorkontiert. Allerdings sollten spezielle Steuersachverhalte wie Reverse-Charge und Bewirtungskosten genauer überprüft werden. Gekaufte Wirtschaftsgüter werden vom Buchhalter aktiviert und planmäßig abgeschrieben.

Auch die offenen Posten werden in der Kanzlei per elektronischen Kontoauszugsmanager verbucht. So kann gleich kontrolliert werden, dass auch kein bezahlter Beleg fehlt. Über wiederkehrende Buchungen werden Jahreszahlung für Versicherungen, Software oder Beiträge aufwandswirksam erfasst und korrekt abgegrenzt.

Abschließend erhält der Mandant verschlüsselt eine hochwertige BWA zur Unternehmenssteuerung. Diese kann zum Beispiel über Mozilla Send oder alternativ für 6,00€ im Monat in DATEV Unternehmen online compact bereitgestellt werden.

Kosten pro Monat:
LEXoffice Starter 7,90€
DATEV connect online 4,00€
DATEV Speicher 3,50€
RZ-Bankinfo pro Bank 1,30€
Total: 16,70€

Bei der Nutzung dieses Prozesses sollte allerdings beachtet werden, dass sich dieser nicht für jedes Mandat bzw. Unternehmen eignet. Ist das Unternehmen kassenbuchführungspflichtig muss das Kassenbuch aus LEXoffice entweder separat exportiert oder in DATEV Unternehmen online geführt werden. Barauslagen sind hingegen kein Problem. Einfach den entsprechenden Mitarbeiter als Kreditor anlegen. Auch die Nutzung von Fintech Banken wie Fidor, N26, Kontist, Holvi, Penta ist nicht abbildbar. Diese werden zwar teilweise von LEXoffice unterstützt, werden aber wiederum von DATEV nur teilweise über die finAPI Schnittstelle unterstützt werden. Hier kann ggf. einer der unteren Prozess weiterhelfen. Wer eine Kostenstellenrechnung in der Buchhaltung benötigt, ist bei LEXoffice ebenfalls nicht gut aufgehoben. Hier wäre zum Beispiel der Buchhaltungsbutler besser geeignet.

Variante 2: Der Selbstbucher

LEXoffice ist die einfachste Lösung, um die Buchhaltung selber zu erstellen. Umsatzsteuerliches Grundwissen, zum Beispiel was ein Reverse-Charge-Verfahren ist, sollte aber vorhanden sein, um die Geschäftsvorfälle korrekt zu erfassen. Eines aber vorweg: gewisse Dinge lassen sich in LEXoffice nur mit Hilfe eines Workaround abbilden und müssen dann später in der Kanzlei korrigiert werden (1%-Besteuerung PKW)

Mandant

Die Rechnungsschreibung ist sehr intuitiv und erstellt zuverlässig fachlich korrekte Rechnungen und Buchungen.

Anleitung zur Rechnungsschreibung in LEXoffice

IST und Soll-Versteuerung lassen sich beide umsetzen. Es wird einfach die Rechnung der Zahlung zugeordnet und das Programm löst in der IST-Versteuerung die Umsatzsteuerbuchung aus.

LEXoffice App Vorerfassung für DATEV Unternehmen online.

Die Ausgabenbelege werden komfortabel eingescannt oder über die Schnittstelle zu Zapier automatisiert übertragen.

Anschließend erfasst der Mandant die Ausgaben und LEXoffice zieht die Vorsteuer. Vorausgesetzt er darf sich die Vorsteuer ziehen.

Belege über Bareinnahmen und Barausgaben werden analog in LEXoffice hochgeladen und im Kassenbuch erfasst. Bei fehlenden Belegen darf nicht vergessen werden Eigenbelege zu erstellen und hochzuladen. Muss eine Kasse geschrieben werden, sollten unbedingt die Grundsätze der Kassenbuchführungspflicht beachtet werden (wie täglich unveränderbar erfassen, regelmäßig zählen).

Vor dem 10. des Folgemonats übergibt der Mandant direkt aus LEXoffice die Umsatzsteuervoranmeldung ab und spart sich so die unterjährigen Buchhaltungskosten der Steuerkanzlei.

Sogar Umsätze innerhalb der EU lassen sich in LEXoffice korrekt erfassen, Stichwort „Amazon-Affilate“ Provision. Die zusammenfassende Meldung beim Bundesamt in Saarlouis kann auch über LEXoffice erfolgen.

Ein Alleinstellungsmerkmal der Cloud-Lösung.

Für die Erstellung des Jahresabschluss erhält der Steuerberater vom Mandanten einfach einen direkt Zugriff auf die Daten in LEXoffice. Diese können dann über die DATEV XML Schnittstelle online importiert werden.

Kanzlei

Über das Steuerberaterportal können alle Buchungen und die Belegzuordnung heruntergeladen werden.

LEXoffice Steuerberaterzugang
LEXoffice Steuerberaterzugang.

Anschließend erfolgt der Import per DATEV XML-Schnittstelle online. Diese stellt die Belege in DATEV Unternehmen online ein und verknüpft diese mit den Buchungssätzen. Eine Win-Win-Situation für Steuerkanzlei und Mandant.

DATEV XML Schnittstelle online DATEV Belegtransfer
DATEV XML Schnittstelle online im DATEV Belegtransfer.

Nach der Datenübernahme müssen die Buchungssätze nur noch kontrolliert und korrigiert werden. Dies bietet sich zum Beispiel per Generalumkehr-Buchung oder durch ein Unterbinden der Festschreibung beim Importieren der Daten an. Meist baut man in die zu importierenden Daten einfach eine fehlerhafte Buchungszeile ein, dann wird nicht festgeschrieben.

Da Korrekturbuchungen bei dieser Form der Zusammenarbeit notwendig sind, muss der Mandant mit höheren Jahresabschlusskosten rechnen.

Kosten pro Monat:
LEXoffice 13,90€
DATEV Speicherkosten 3,50€
Total: 17,40€

Vorteil für die Steuerkanzlei bei dieser Variante ist, dass sich für die unterjährige Umsatzsteuervoranmeldung und zusammenfassende Meldung kein Haftungsrisiko ergibt. Ebenso werden keine personellen Kapazitäten für die Monatsbuchhaltung gebunden. Dafür wird dann aber der Jahresabschluss aufwendiger.

Für den Mandanten bietet diese Variante die Möglichkeit Geld bei der Buchhaltung zu sparen. Das Unternehmen bzw. der Mandant sollte aber über die notwendigen Buchhaltungs- und Umsatzsteuerkenntnisse verfügen, sonst wird der Jahresabschluss extrem teuer. Er gewinnt zudem die Möglichkeit, dank DATEV Datensicherung reibungsloser die eingesetzte Software zu wechseln. Dies kann später besonders wichtig sein, da LEXoffice nur begrenzt skalierbar ist.

Variante 3: Das bessere Auftragswesen online

Bis auf die Rechnungsschreibung und die Überwachung der offenen Posten, wird ausschließlich DATEV Unternehmen online genutzt.

Mandant

LEXoffice wird als bessere Alternative zu Auftragswesen online genutzt, da dieses in seiner Funktionalität doch recht eingeschränkt ist (Abschlags- und Serienrechnungen, englische sprachige Ausgangsbelege). Die Erstellung von Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen und Rechnungskorrekturen erfolgt über LEXoffice. Anschließend werden die geschriebenen Rechnungen inklusive Buchungsinformationen nach Unternehmen online via Datev connect online übergeben. Hier unterscheidet sich Variante 3 nicht wirklich von 1.

LEXoffice Rechnungen schreiben.
LEXoffice Rechnungen schreiben.

Alle Buchhaltungsbelege und Lohn-Unterlagen werden über DATEV Dokument Upload online hochgeladen oder eingescannt.
Ohne das System zu wechseln, können auch die Kassenbelege hochgeladen und erfasst werden. Über die DATEV connect online Schnittstelle können mittlerweile auch einfach viele Kassenanbieter (alle zu finden auf dem DATEV Marktplatz) angebunden werden. Dies ist besonders praktisch, da Kassensystemen oft die Möglichkeit zur Erfassung der Barausgaben fehlt.

DATEV Unternehmen online Dokumente hochladen
DATEV Unternehmen online Dokumenten hochladen.

Kanzlei

Um mit der Buchhaltung zu starten, werden die Rechnungen aus LEXoffice zusammen mit den Lohnbuchungen, Kassenbuch und Kontoauszügen im DATEV Rechenzentrum abgeholt. Die Erfassung erfolgt maximal komfortabel als Buchungsvorschläge. Anschließend werden die Eingangsrechnungen und sonstigen Belege erfasst. Zahlungskonten wie das Bankkonto und die Kasse werden per Buchungsvorschlag bearbeiten in die Buchhaltung übernommen. Hier kann durch Lerndateien die Bearbeitszeit optimiert werden. Anschließend ist die Buchhaltung fertig.

Mit der Bereitstellung der Umsatzsteuervoranmeldung bekommt der Mandant seine Auswertungen in DATEV Unternehmen online bereitgestellt.

DATEV Unternehmen online DATEV Controllingreport
DATEV Unternehmen online DATEV Controllingreport.

Bei dieser Lösung liegt der große Vorteil darin, dass für den Mandant durch die Kanzlei eine fachkundige Kontrolle der Eingangsrechnungen vorgenommen wird. Auch die Umsatzsteuervoranmeldung von einem Buchhalter abgegeben. Hier entsteht kein Risiko für den Mandanten.

DATEV Unternehmen online Auswertungen Personalwirtschaft
DATEV Unternehmen online Auswertungen Personalwirtschaft.

Ebenso erhält der Mandant qualitativ hochwertige Auswertungen durch das Zusammenspiel von DATEV Rechnungswesen und Unternehmen online. Zusätzlich kann bei einer vorhandenen Lohnbuchhaltung auch auf die digitale Personalakte und die Lohnauswertungen zugegriffen werden. Dadurch kann der Mandant diese ohne Hürde nutzen.

Die Kanzlei hat wiederum einen geordneten Prozess in einer Software-Umgebung, die Sie beherrscht. Dadurch kann Sie dem Mandanten den maximalen Mehrwert bieten.

Kosten pro Monat:
Wie Variante 1

Nun kennen Sie alle drei Varianten der digitalen Zusammenarbeit über LEXoffice. Unter den Varianten sollte sich für jede Steuerkanzlei und Unternehmen der optimale Weg zur Zusammenarbeit finden.

Falls Sie Fragen haben, nehmen Sie gerne Kontakt auf oder schreiben Sie es mir in den Kommentaren.

Alle Preise entsprechen dem Stand der Preislisten von DATEV und LEXoffice vom 07.01.2021. Die größte Änderung ist, dass bei DATEV für jeden weiteren Gigabyte nach den ersten 500 Megabyte nur noch ein weiterer Euro abgerechnet wird.